在工作中，经常需要组织各种会议，如工作报告、成果展示、专题讨论等。

本文主要介绍组织会议需要做的准备工作，如预定会议室、通知人员、准备材料等。

工具/原材料会议发起人与会者会议室即时消息工具、电话、电子邮件签到表方法/第1步阐明会议目的和问题

当您接到组织会议的任务时，您需要与主办方明确会议的目的和议程，以便更充分地准备会议，并准确地向相关人员传达会议信息。以下是满足目标和主题的示例:

1)会议目的:讨论下季度工作。

2)主题:回顾本季度的工作；讨论下一季度的工作；工作任务的分配。

-1步阅读2确定与会者和与会者

在确认会议信息后，与会者应与主办方确认。如果主办方没有明确的与会者名单，我们可以先根据会议主题拟定一份与会者名单，然后与会议的主办方逐一确认。

与会者包括与会者和非与会者。与会者是指那些被正式要求参加会议并拥有投票权的人，而与会者是指那些可以参加会议但没有投票权的人，也可以被理解为观察员。

-两步阅读3书会议室和计划会议时间

如果领导有开会时间的要求，尽量安排在特定的时间开会。如果没有，可以根据与会者的人数预订合适的会议室，并可以拟定会议时间。

该公司的会议室数量有限。当你需要开会时，会议室可以提前预定。这时，你需要从别人那里借用会议室，所以会议的日程安排非常被动。

-3步阅读4发送会议通知

会议时间确定后，将通知所有与会者。即时通讯工具可以用来发送会议通知，如QQ、微信、钉钉、邮件等。会议主题、会议时间、地点等信息应就地传达。

-4步阅读5准备会议材料，并提前分发给与会者

会议确认后，与会议发起人和与会者一起收集会议资料，整理会议资料并分发给所有与会者，以便他们提前了解会议内容，提高会场效率。

-5步阅读6在会议前15分钟通知与会者

在会议开始前15分钟，你可以向所有与会者发送另一条信息，以避免他们中的一些人因为工作繁忙而忘记会议时间。

作为会议的组织者，应确保所有与会者都能在会议开始时准时到达。

-6步阅读7个会议网站并指导与会者登录

在会场放置签到表，引导每一位与会者在会场签到，以方便缺席人员的清点，并立即相互打电话提醒对方尽快到场。

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