作者根据多年工作中组织的数百次会议总结了这一经验，以避免因会议组织不足而导致会议无法顺利进行。

工具/原材料展望邮箱日历激光笔、高清转换头、鼠标、笔记本电源等方法/第1步会议准备:

1.会议时间应至少提前三天确定；

2.会议通知应至少提前2天发出。建议使用Outlook的日历日历来检查与会者是否有其他会议安排以避免冲突，并在条件允许的情况下检查会议室的使用情况。

2.会议通知包括会议的主题、议程、时间和地点。建议邮件中应说明哪些参与者是必需的，哪些是可选的。

3.在会议前2天确认是否有必要打印会签、准备茶点等。并根据需要进行准备；

4.在会议前一天打印会议签到表，准备白板、油笔、激光笔等。

5.在会议前3-4小时向领导或客人发送电子邮件和短信提醒；

6.开会前3小时检查会议室的投影仪、麦克风、音响、麦克风电池等设备是否正常。

检查插座、笔记本电源等。

7.在会议前2小时完成会议资料的收集并锁定演示版本；

8.确认是否打印会议材料和数量；

2会议准备:

出发前半小时

1.计算机设置为DND模式2。退出不相关的软件，如Skype、Outlook、微信等。3.关闭不相关的办公文件和文件夹，清理桌面，并将文件放入一个文件夹。

3.会议开幕:

1.确认参与者并登录；

2.根据议程开会；

3.完成会议记录，并指定负责人和完成时间；

4.会议结束:

1.清理白板会议的讨论内容；

2.关闭投影仪、麦克风、扬声器和其他设备；

3.清理会议室，包括会议桌椅和清洁(包括文件、杯子、食物等。)；

4.会议纪要应在24小时内发布。

5.根据会议纪要要求的完成时间，跟踪负责人的完成情况，并在下次会议开始时进行公告和审核。

注意准备和检查