一段时间以来，知名专家教师谭小芳作为清华大学、北京大学、浙江大学高级主管班的客座教授，经常应邀为全国许多知名企业做“会议管理的秘密”讲座。在谭小芳老师看来，会议管理似乎很简单，但对秘书或其他行政办公室人员来说，真正把它做好是一件令人头痛的事情。这个行业有一句流行的谚语，叫做“会议和讨论，讨论和决定，决定和做，做和做”这句话读起来朗朗上口，简明扼要，有些企业把它挂在会议室里，但做好会议管理并不容易。在实际工作中，要么不开会，要么不开会，要么不决策。所有这些都储存在工业中。

谭小芳老师认为这是会议上关于发现和解决问题的最普遍的理解。然而，会议的常见问题是他们只发现问题或解决相同的问题。会议变成了一种形式，每天的会议都集中在有意义但没有真正进展的问题上。由于个人能力的限制，会议解决问题的优势在于能够集思广益，或允许他人绕过他人，然后达到或超过最初的目标。

应该强调会议的质量。会议质量差和会议气氛差的典型例子是电话会议、吸烟和窃窃私语、迟到早退、会议时间长、不在会上发言和会后抱怨。首先，大会必须规定三个角色:第一，主持人，第二，记录员，第三，调度员。在这三种角色中，会议主持人起着主要作用，其职责是宣布会议开始，提出会议议程，掌握会议时间，实施会议制度，总结会议内容，跟踪会议结果。调度员的作用是掌握整个会议的主题，防止跑题。一般来说，最高级别的与会者负责控制会议地点的秩序，密切讨论问题，任命发言人，总结会议的优缺点。

此外，企业会议不得受到限制。一些企业一进入会议厅就能感受到一种死气沉沉的气氛。与会者害怕在会上表达他们的观点，害怕他们的观点会互相冒犯，所以他们选择了沉默。但是当会议结束时，会有很多抱怨。然而，一些企业的会议气氛恰恰相反。参与者表达自己的观点，滔滔不绝。有时他们会因为一个问题而脸红并互相盯着对方。此时，主持人或调度员决定采用哪个计划，而不管接受谁。然而，当他们离开会议室时，每个人仍然面带微笑，可以严格执行会上决定的计划。这也是一次会议。前者带来恶性循环，而后者带来良性循环。只要形成良好的会议氛围，许多争论的问题就会迎刃而解。这就是“会议要讨论，决议要达成，决议要执行”。

除了通知和组织会议之外，会议的组织者还有另一项任务，即确保会议决定的工作任务得到充分执行。许多企业召开会议并在会上决定许多事情，但他们往往没有当场明确工作任务的完成时间，导致会后工作任务的完成被延迟。因此，在会上充分讨论一个问题后，支持者必须立即决定负责人、需要协调的部门和完成时间。然后，会后，会议的组织者应该检查和监督各种事情的完成。只要检查完成，就会达到预期的效果。