会议开幕式是现场管理的内容之一。

方法/步骤1开幕式时间

国际会议的开幕式可以安排在会议专业交流活动正式开始的前一天下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午，时间通常由东道国会议的组织者决定。例如，当国际自动控制联合会在美国举行第13届大会时，开幕式安排在大会正式开幕的前一天晚上，而第14届大会安排在大会正式开幕的第一天上午，在中国举行。如果开幕式安排在上午，出席开幕式的代表人数将比前一天安排的多。这是因为来自世界各地的会议代表乘坐的许多航班是在夜幕降临后抵达的，因此这些代表没有机会在会议开始前一天晚上出席开幕式。

开幕式的地点

开幕式的地点取决于参加会议的代表人数。在举行大型会议时，通常会出现人数众多、开幕式场地狭小的情况。一些国家在举办大型国际会议时，会安排在体育场或国家音乐厅举行开幕式。目前，在北京举行大型会议最多的北京国际会议中心拥有2500人的容纳量和最多的会议厅。如果会议规模超过这个规模，一种方法是将开幕式安排在其他地方，如人民大会堂，这需要安排交通工具，增加了会议费用和管理难度。二是主、副场馆并用，主场馆主持开幕式，副场馆利用电视技术进行现场直播。2004年，北京国际会议中心举行了第28届国际心理会议开幕式，近4500名代表出席。会议组织者安排在第一会议室举行开幕式。可容纳600人的第2会议室和可容纳1000人的第17会议室作为两个分会场进行了现场直播。效果也令人满意。一些代表甚至坐在走廊的地板上看电视广播。

3.开幕式场地安排

国际会议开幕式的场地布局相对简单，形式基本相同，主要包括主席台和代表席的布局。

(1)裙房的布局

会场的标志是背景板或横幅。背景板在过去十年中变得流行起来，并在大型国际会议中被采用。通常，可以举行大型会议的会场都有固定大小的背景板，只要会议根据这个大小制作相关内容。背景板由3部分组成。宣传会议的会徽和相关组织的会徽；第二个是会议的名称、缩写以及时间和地点。第三个是会议的组织者。背景板的设计应简洁明了，主色应与每一轮通知封面的颜色一致。横幅制作相对简单，大部分是红色，一些会议也使用其他颜色。为了引人注目，横幅上的文字通常是白色的，内容是会议的名称(中英文)。根据不同会议的要求，主席台有各种安排。最常见的方法是在讲台的正中央安排一张长桌子。长度取决于坐在讲台上的人数。会议桌上摆放着会议桌标牌、鲜花、茶杯或矿泉水、专用纸和笔。会议主持人通常坐在长桌子的一边，座位上有一个桌上麦克风。椅子放在长桌子的后面，花和植物放在长桌子的前面。餐桌标志的制作也很简单。在纸上印上这个人的名字，并把它插入到由有机玻璃制成的标准桌子标志盒中。姓名有以下几种用法:全英文、中文和外国人英文、全中文和英文、中文在上面、英文在下面。讲台的右侧是讲台和桌面麦克风，讲台上有灯和花。

(2)代表席位的安排

安排会议代表有两种方式:工作性质的国际会议通常采用课堂形式；而具有交流性质的国际会议则是剧院式的。代表席位可分为三部分:贵宾席位、代表席位和记者席位。贵宾席通常安排在场馆中心区的前排。为了表示对贵宾的尊重，一些会议还在座位前安排了长桌，呈教室风格，桌上有桌子标签和饮料。桌子的两边都竖立着标志。“贵宾席和贵宾席预留”用中英文书写。席位的数量应该略多于代表的数量。如果面积允许，行之间的距离应该尽可能宽。必要的通道应水平和垂直预留。有许多记者出席重要国际会议的开幕式，有时多达数百人。这么多人在会场走动，会议将无法正常进行。会议应该专门为记者安排。如果场馆设在二楼，记者席可以设在二楼的前排，方便他们拍照和录像，也可以达到限制他们行动的目的。

(3)贵宾室布局

为了接待出席开幕式的贵宾，必须安排贵宾室。在高层会议期间，相当多的贵宾出席了开幕式，并根据不同的规格设置了几个不同的贵宾室接待他们。最好在会场为贵宾准备好门、电梯和通道，以避免旁观者。贵宾接待室应安排在靠近主会场的房间内，贵宾接待室与主席台之间应有专用通道。贵宾室入口处应有明显的中英文标志:“贵宾室”。贵宾室里有沙发和茶几。在茶点需要饮料和鲜花。签到台设在门口，签到单和签字笔提前准备好。

4.开幕式的程序

国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的，正如开幕式在奥运会中占有一席之地一样。许多大型国际会议的开幕式将邀请各国领导人出席并发表演讲，这已成为世界各国举办大型国际会议的一种时尚。

5贵宾接待

邀请和接待贵宾出席会议是开幕式的一项重要活动。

(1)邀请贵宾

出席会议的贵宾分为两类。第一类是会议本身的贵宾，包括相关国际组织的负责人、学术领袖(如诺贝尔奖获得者)和东道国会议机构的负责人。第二类是专门邀请出席会议的贵宾，主要包括三种，第一类贵宾是国家领导人，如全国人大副委员长、政府副总理以上的领导人。第二类贵宾是行业领袖，如部长、总裁、董事、学者等。第三类贵宾是赞助单位的领导，如公司的董事长和总经理。在这三种人员中，第一个贵宾是最重要的，邀请是最复杂的。通常，在会议召开前的几个月，邀请函应该以书面形式一步一步地上报。第二位和第三位贵宾将以会议组织者或会议组委会的名义被邀请。会议组织者将在会议召开前逐一落实所有受邀嘉宾，并发送邀请函等相关材料出席开幕式。

(2)贵宾现场墙停留

开幕式前，应安排同等级别的会议负责人在会议中心或酒店大厅入口处迎接贵宾。会议负责人应知道姓名、工作单位、职位和休息的贵宾室。贵宾到达后，安排专人将贵宾引导至贵宾室，迎接会议主要领导。贵宾室的贵宾活动主要包括签到册上的题字或签名、佩戴胸花、接待和拍照等。当会议代表基本就座后，请邀请贵宾进入会场。首先引导坐在讲台下的贵宾回到他们的座位，然后邀请坐在讲台上的贵宾回到他们的座位。通常，受邀贵宾只参加会议的开幕式，不参加其他活动。如果会议附带有展览，特邀嘉宾还将出席展览的剪彩仪式，然后参观展览。贵宾参观展览会将对参展商产生积极影响。

6名代表进入会议厅

如果没有高级别贵宾出席，组织代表出席开幕式是一项相对简单的工作。但是，如果大型国际会议被邀请参加更高层次的开幕式，出于安全考虑，需要严格检查，所有进入场馆的人员必须佩戴徽章或持有开幕式请柬。通常，代表可以提前半小时进入会场，在特殊情况下可以提前一小时。由于座位不符合规则，早期的会议代表通常喜欢坐在会议厅的后面和两边，而会议厅中间的座位总是空着，而且不协调。工作人员应主动引导代表从中间到两边就座。代表们基本就座后，可以安排简单简短的娱乐表演来吸引代表们的注意力，停止交谈，形成安静祥和的气氛，等待开幕式开始。

记者

对会议感兴趣的记者都会前来参加会议的开幕式，数百名记者经常会现场采访有影响力的会议。会议组织者应在会场附近设立新闻接待站。记者可以在这里拿到他们的记者证、新闻稿和其他相关会议材料。记者的工作性质使他们喜欢四处走动和拍照。如果数百名记者在会议厅里来回走动，会议将无法正常进行。在北京地区举行大型国际会议时，除了中央电视台、新华社等少数有特殊证件的新闻机构外，其他记者只能在指定的记者席进行采访。开幕式后，所有记者都可以自由采访。

交通安排

如果会谈开幕式在代表下榻的酒店或附近的会议中心举行，将主要为出席开幕式的贵宾安排交通。会议组织者将出示特别许可证参加会议开幕式，并与当地交通管理部门制定路线。如果开幕式的地点远离代表们下榻的酒店，交通安排将是一项非常复杂的工作。想象一下，组织成千上万的代表乘坐数百辆“公交车”在高峰时间排队等候通过市中心，会给城市带来多大的交通压力。因此，除非绝对必要，会议组织者应该尽力避免这种现象。

最终原始作者:zhyhuiyi.com